Diffusion documentaire

L'économie numérique impose désormais une maîtrise parfaite du cycle de gestion et de diffusion des documents. Alors que les frais généraux sont réduits au maximum, les entreprises subissent une forte pression pour alléger les processus documentaires et accroître leur rentabilité.

Pour cela, elles sont constamment à la recherche de nouveaux moyens d'optimisation des processus. Pour répondre à cette problématique, nous proposons une solution efficace pour gérer, diffuser et tracer vos documents.

En parfaite adéquation avec vos attentes : rentabilité, fiabilité, traçabilité, notre solution vous permet de gagner en productivité et de maximiser la qualité de votre service client ou fournisseur. Le processus de diffusion sur lequel repose la prestation se présente en trois étapes : préparation, validation de la diffusion et gestion des accusé de réception.

Cette prestation nécessite l'utilisation d'un outil informatique développé spécifiquement, le plus souvent en mode web. Cette application permet de gérer et de tracer la diffusion des documents sur la base d'un système d'abonnements qui autorise la consultation des états de diffusion.

	Préparation	L'élément d'entrée du processus de diffusion peut être la mise à disposition d'une nouvelle version d'un document, la création d'un nouvel abonnement, la suppression d'une référence documentaire, le remplacement d'une référence par une autre, etc... Le document est alors préparé à être transmis aux abonnés selon le mode de diffusion le plus adapté.
	Diffusion	L'étape de validation représente la diffusion effective du ou des documents vers les abonnés. Cet envoi peut se faire directement depuis l'application, via messagerie électronique, CD, papier, ou autre support. Un module de consultation en mode web peut être mis à disposition des abonnés et  leur permettre un téléchargement direct des documents mis à jour.
	Réception	L'accusé de réception (AR) constitue la preuve absolue que l'abonné a bien reçu les documents. L'AR est enregistré dans la base de données via l'application informatique dédiée. Cette étape permet de clôturer  et sécuriser le cycle de la diffusion des documents.